Juomalaitteiden vuokrasopimuksessa pitää lukea ainakin vuokra-aika, vastuunjako rikkoutumistilanteissa, toimituksen ja asennuksen ehdot sekä mahdolliset lisäkustannukset, kuten pesu ja kuljetus. Nämä kohdat määrittävät sen, kuinka sujuvasti tapahtuma sujuu ja kuka maksaa, jos jokin menee pieleen. Alla käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset, joita kannattaa miettiä ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Mitä juomalaitteiden vuokrasopimuksessa pitää aina olla?

Juomalaitteiden vuokrasopimuksen täytyy sisältää ainakin vuokra-ajan alkamis- ja päättymispäivät, laitteiden tarkka erittely, hinnoittelu lisäkuluineen, vastuunjako vahinkojen varalta sekä toimitus- ja asennusehdot. Ilman näitä kohtia sopimus jättää liikaa tulkinnanvaraa, mikä voi johtaa yllättäviin lisälaskuihin tai riitatilanteisiin tapahtuman jälkeen.

Käytännössä hyvä vuokrasopimus kertoo selkeästi, mitä laitteita vuokraan kuuluu, mihin hintaan ja millä ehdoilla. Jos esimerkiksi pakettiin sisältyy kuljetus ja asennus, se pitää lukea sopimuksessa auki eikä vain luvata suullisesti. Sama koskee pesua: monissa hanalaitteiden vuokrasopimuksissa pesu hinnoitellaan erikseen paikkakohtaisesti, joten tämä on hyvä tarkistaa etukäteen.

Tarkista sopimuksesta ainakin nämä kohdat:

• Vuokra-ajan tarkka kesto ja palautusajankohta
• Laitteiden erittely: hanamäärä, jäähdyttäjä, CO2-laitteisto, tippa-altaat
• Toimitusalue ja kuljetuskustannukset
• Pesun hinnoittelu ja vastuu
• Vastuunjako vahinkojen ja rikkoutumisten varalta
• Peruutusehdot ja mahdolliset peruutusmaksut

Kuka vastaa laitteen rikkoutumisesta tapahtuman aikana?

Laitteen rikkoutumisesta tapahtuman aikana vastaa yleensä vuokraaja, jos vahinko johtuu virheellisestä käytöstä tai huolimattomuudesta. Jos kyse on laitteen omasta teknisestä viasta, vastuu on tyypillisesti vuokranantajalla. Vastuunjako tulee aina kirjata sopimukseen yksiselitteisesti ennen tapahtumaa.

Käytännössä on tärkeää selvittää, kattaako vuokranantajan vakuutus tekniset viat ja kattaako vuokraajan oma vakuutus käyttäjävirheistä aiheutuvat vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaa myös tarkistaa, onko tapahtumapaikalla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka ulottuu vuokrattuihin laitteisiin.

Hyvä käytäntö on dokumentoida laitteiden kunto sekä luovutushetkellä että palautuksen yhteydessä. Näin mahdollisista vaurioista ei tule riitaa jälkikäteen. Ammattimaiselta toimittajalta, kuten meiltä Barfixilta, saat selkeän ohjeistuksen laitteiden oikeaan käyttöön, mikä pienentää rikkoutumisriskiä merkittävästi.

Mitä eroa on ostopalvelulla ja vuokrauksella juomalaitteissa?

Juomalaitteiden ostamisessa maksat koko laitteiston kerralla ja omistus siirtyy sinulle, kun taas vuokrauksessa maksat käyttöajasta ja laite palautuu toimittajalle tapahtuman jälkeen. Vuokraus sopii parhaiten kertaluonteisiin tapahtumiin, kun taas osto on järkevä ratkaisu pysyvään ravintola- tai baarikäyttöön.

Vuokrauksen selkein etu on se, että investointikustannus on pieni ja laitteet toimitetaan asennettuna. Et myöskään vastaa laitteen pitkäaikaisesta huollosta tai varastoinnista. Toisaalta, jos käytät hanalaitteistoa jatkuvasti ympäri vuoden, osto voi olla taloudellisesti kannattavampi ratkaisu pitkällä aikavälillä.

Jotkut yritykset tarjoavat myös välimuodon: pitkäaikaisen vuokran, jossa laitteet ovat jatkuvassa käytössä mutta huoltovastuu pysyy toimittajalla. Tämä voi olla houkutteleva vaihtoehto esimerkiksi ravintoloille, jotka haluavat pitää investointipääoman pienenä mutta tarvitsevat laadukasta laitteistoa päivittäin.

Miten pitkäksi ajaksi juomalaitteet kannattaa vuokrata?

Juomalaitteet kannattaa vuokrata tapahtumaan niin, että vuokra-aika kattaa sekä asennuksen että purkamisen lisäksi itse tapahtuman. Käytännössä tämä tarkoittaa usein yhtä päivää ennen tapahtumaa ja yhtä päivää sen jälkeen, jotta asennus ja palautus sujuvat rauhassa ilman kiirettä.

Liian tiukka vuokra-aika on yleinen virhe tapahtumavälineiden vuokrauksessa. Jos asennus on sovittu tapahtumapäivän aamuksi ja laitteet pitää palauttaa heti tapahtuman päätyttyä, aikataulu voi pettää pienimmästäkin viivästyksestä. Lisäpäivien vuokrakustannus on yleensä pieni verrattuna siihen stressiin, joka syntyy, jos laitteet eivät ole valmiina ajoissa.

Pidemmissä tapahtumissa, kuten useamman päivän festivaaleissa tai messuissa, kannattaa myös sopia etukäteen, miten toimitaan, jos laite hajoaa kesken tapahtuman. Onko toimittajalla tarjota nopeaa huoltopalvelua paikan päälle? Tämä on olennainen kysymys, joka kannattaa kirjata sopimukseen.

Mitkä juomalaitteet sopivat parhaiten tapahtumakäyttöön?

Tapahtumakäyttöön sopivat parhaiten kompaktit, tiskin alle asennettavat hanalaitteistot, jotka voidaan toimittaa ja asentaa nopeasti. Kaksi tai kolme hanaa sisältävät paketit ovat suosituimpia, koska ne mahdollistavat useamman juomavaihtoehdon tarjoilun yhdestä pisteestä ilman, että laitteisto vie liikaa tilaa.

Meillä on tarjolla useita avaimet käteen -paketteja tapahtumakäyttöön. Esimerkiksi 2-hanan laitteisto tiskin alle sopii pienempiin tapahtumiin, ja se sisältää kaksi käsikäyttöistä hanaa oluelle tai muulle premix-tuotteelle, CO2-paineenalentimen, tippa-altaan sekä kuljetuksen ja asennuksen. Jäähdyttäjä mahtuu tilaan 40 x 45 x 75 cm, joten se sopii myös ahtaampiin tiloihin.

Suurempiin tapahtumiin tai useampaa juomavaihtoehtoa tarjoavaan baariin sopii 3- tai 4-hanan laitteisto. Neljän hanan paketissa on astialiittimet neljälle tuotteelle ja kaksi tippa-allasta, ja jäähdyttäjä vaatii tilaa 50 x 58 x 80 cm. Haluatko lisätä brändinäkyvyyttä? Valaistuilla medaljongeilla varustettu versio tekee baaritiskistä näyttävän ja tunnistettavan.

Cocktail-painotteisiin tapahtumiin sopivat taptail-järjestelmät, joissa juomat valmistetaan etukäteen terästankkeihin ja säilytetään jääkaapissa. Tämä nopeuttaa tarjoilua merkittävästi ruuhkahuipuissa ja takaa tasalaatuisen lopputuloksen jokaisessa lasissa.

Mitä huolto- ja tukipalveluita vuokrasopimukseen voi sisällyttää?

Juomalaitteiden vuokrasopimukseen voi sisällyttää kuljetuksen ja asennuksen lisäksi huoltopalvelun tapahtuman ajaksi, käyttökoulutuksen henkilökunnalle sekä pesun tapahtuman jälkeen. Mitä enemmän näitä palveluita sisältyy sopimukseen, sitä vähemmän sinun tarvitsee huolehtia tekniikasta itse tapahtuman aikana.

Asennuksen ja purun sisällyttäminen sopimukseen on erityisen tärkeää, jos tapahtumasi henkilökunnalla ei ole kokemusta hanalaitteistojen käytöstä. Ammattiasentaja varmistaa, että CO2-paine on oikein säädetty, liittimet on kytketty oikein ja virtaukset on optimoitu kullekin tuotteelle. Tämä vaikuttaa suoraan juoman laatuun ja hävikin määrään.

Pesun osalta on hyvä tietää, että suosittelemme asiakkaitamme tekemään järjestelmien pesut itse 2–3 viikon välein säännöllisessä käytössä. Tämä vähentää huoltokustannuksia, parantaa oluen laatua ja pienentää hävikkiä, koska pestään vain tyhjiä linjoja. Tapahtumakäytössä pesu hinnoitellaan kuitenkin yleensä paikkakohtaisesti, joten tarkista tämä aina sopimuksesta etukäteen.

Barfix toimii koko Suomen alueella ja tarjoaa avaimet käteen -vuokrauspalvelun ravintoloille, baareille, kahviloille ja tapahtumajärjestäjille. Pakettihintaan sisältyy laitteisto, kuljetus ja asennus useimmille suurille paikkakunnille, kuten Helsinkiin, Tampereelle, Turkuun, Ouluun ja monelle muulle. Muille alueille hinta tarjotaan erikseen. Ota yhteyttä numeroon 010-422-9980 tai sähköpostilla sales@barfix.fi, niin rakennetaan juuri sinun tapahtumaasi sopiva laitteistopaketti.