Festivaalibaarin hanajärjestelmä kannattaa mitoittaa niin, että yhdellä hanalla pystyy palvelemaan noin 100 henkilöä tunnissa ruuhkahuipun aikana. Käytännössä tämä tarkoittaa, että 500 henkilön tapahtumaan riittää yleensä neljästä kuuteen hanaa, mutta lopullinen tarve riippuu tapahtuman kestosta, juomavalikoimasta ja palvelupisteiden määrästä. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset festivaalibaarin kapasiteetin mitoittamisesta lupiin ja jäähdytykseen asti.

Kuinka monta hanaa festivaalibaari tarvitsee?

Festivaalibaari tarvitsee käytännössä yhden hanan noin 100 asiakasta kohden ruuhkahuipun aikana. Jos festivaalillasi on 1 000 kävijää ja arvioit, että puolet heistä haluaa juoman saman tunnin aikana, tarvitset vähintään viisi hanaa pitämään jonot kohtuullisina. Hanakapasiteetin mitoitus on festivaalibaarin tärkein yksittäinen suunnittelupäätös.

Pelkkä kävijämäärä ei kuitenkaan kerro koko totuutta. Myös seuraavat tekijät vaikuttavat tarvittavaan hanojen määrään:

• Tapahtuman kesto: Lyhyessä, muutaman tunnin tapahtumassa ruuhkat kasautuvat helpommin kuin koko päivän festivaalilla.
• Juomavalikoiman laajuus: Jos tarjoat useita eri tuotteita, tarvitset enemmän hanoja tai erillisiä palvelupisteitä eri juomille.
• Palvelupisteiden sijainti: Yksi iso tiski ruuhkautuu helpommin kuin useampi pienempi piste eri puolilla aluetta.
• Asiakasrakenne: Olutpainotteinen yleisö kuluttaa enemmän kuin esimerkiksi perhetapahtuman kävijät.

Meiltä löytyy valmiita avaimet käteen -paketteja kahdesta, kolmesta ja neljästä hanasta. Neljän hanan laitteistossa jäähdyttäjän vaatima tila on 50 x 58 x 80 cm, joten senkin saa mahtumaan tiiviiseen festivaalitiskiin. Tarvittaessa useampi laitteistoyksikkö voidaan yhdistää suuremman kapasiteetin saavuttamiseksi.

Miten arvioit festivaalin juomamenekin etukäteen?

Festivaalin juomamenekin voi arvioida kertomalla kävijämäärän arvioidulla juomien kulutuksella henkilöä kohden. Hyvä lähtökohtainen arvio ulkoilmatapahtumalle on noin kaksi juomaa henkilöä kohden tunnissa ruuhka-aikana. Tarkempi ennuste syntyy yhdistämällä tapahtuman historia, sääennuste ja ohjelman rakenne.

Käytännön laskukaava menee näin: jos tapahtumassa on 800 kävijää ja arvioit ruuhkahuipun kestävän kaksi tuntia, varaudu palvelemaan noin 1 600 juoma-annosta tuona aikana. Tämä auttaa mitoittamaan sekä hanojen määrän että tarvittavan juomavaraston.

Muutama konkreettinen vinkki ennakkoarviointiin:

• Tarkista edellisten vuosien myyntiluvut, jos tapahtumalla on historia.
• Huomioi sää: kuumalla säällä kulutus voi olla jopa kaksinkertainen viileään verrattuna.
• Selvitä ohjelman rakenne: konserttien tauoilla syntyy lyhyitä, intensiivisiä ruuhkapiikkejä.
• Varaa noin 15 prosenttia puskuria yllättävää ylikulutusta varten.
• Muista laskea mukaan myös henkilökunnan ja esiintyjien kulutus.

Juomamenekin arviointi kannattaa tehdä huolellisesti, koska ali- ja ylivarasto ovat molemmat kalliita virheitä. Vajaa varasto tarkoittaa menetettyjä myyntejä, ja ylivarasto sitoo pääomaa ja voi aiheuttaa hävikkiä.

Mikä hanajärjestelmä sopii festivaalikäyttöön?

Festivaalikäyttöön sopii parhaiten kompakti, helposti asennettava hanajärjestelmä, jossa on tiskin alle mahtuva jäähdytysyksikkö ja CO2-paineensäädin. Käsikäyttöiset hanat premix-tuotteille ovat festivaaleilla suosituin ratkaisu, koska ne ovat luotettavia, nopeita käyttää ja sopivat sekä oluille että muille hiilihapotetuille juomille.

Kompakti 2 tai 3 hanan laitteisto pienemmille tapahtumille

Pienemmille festivaaleille tai yksittäisille palvelupisteille kahden tai kolmen hanan laitteisto on usein riittävä ja kustannustehokas valinta. Jäähdyttäjän vaatima tila on vain 40 x 45 x 75 cm, joten se mahtuu hyvin ahtaaseenkin tiskiin. Laitteistoon kuuluu astialiittimet, virtauksen säädöt tiskin alla, irrotettava ja konepestävä RST-tippa-allas sekä CO2-paineenalennin seinätelineineen.

4 hanan laitteisto suuremmille festivaaleille

Kun kävijämäärä kasvaa yli 400 henkilön, neljän hanan laitteisto alkaa olla perusteltu valinta yhtä palvelupistettä kohden. Neljän hanan paketti mahdollistaa neljän eri tuotteen samanaikaisen tarjoilun, mikä nopeuttaa palvelua huomattavasti. Useampi laitteistoyksikkö rinnakkain on parempi ratkaisu kuin yksi massiivinen järjestelmä, koska se jakaa kävijävirtaa ja vähentää yksittäisen pisteen ruuhkautumista.

Kaikissa laitteistoissa voidaan käyttää joko kromaattisia tai tilaustuotteena saatavia kultaisia torneja ja medaljonkeja. Bränditarrat sopivat pyöreisiin kahvamedaljonkeihin, ja valaistuilla medaljongiversioilla saat laitteiston erottumaan myös hämärässä festivaaliympäristössä.

Miten pidät juomat kylminä festivaaliolosuhteissa?

Juomat pysyvät kylminä festivaaliolosuhteissa parhaiten silloin, kun käytät tiskin alle asennettavaa jäähdytysyksikköä, joka jäähdyttää juoman suoraan linjassa ennen hanaa. Tämä on luotettavampi ratkaisu kuin jääastioihin turvautuminen, koska se pitää lämpötilan tasaisena koko tapahtuman ajan riippumatta ulkolämpötilasta.

Festivaaliolosuhteissa lämpötilan hallinta on erityisen haastavaa, koska aurinko, korkea ilmankosteus ja tiheä ihmisvirta lämmittävät ympäristöä nopeasti. Muutama käytännön toimenpide auttaa pitämään juomat optimaalisessa tarjoilulämpötilassa:

• Sijoita jäähdytysyksikkö varjoon tai suojaa se suoralta auringonpaisteelta.
• Pidä astiat eli tynnyrit viileässä varastossa mahdollisimman pitkään ennen kytkemistä.
• Tarkista linjapaineet ja jäähdytyskapasiteetti ennen tapahtuman alkua.
• Varaa jäähdytyskapasiteettia hieman yläkanttiin, koska kuuma sää lisää tarvetta merkittävästi.

Huonosti jäähdytetty olut vaahtoaa herkemmin, mikä hidastaa palvelua ja lisää hävikkiä. Oikein mitoitettu jäähdytysjärjestelmä on siis suoraan yhteydessä sekä juoman laatuun että festivaalibaarin kannattavuuteen.

Suosittelemme, että asiakkaat tekevät järjestelmien pesut itse 2–3 viikon välein. Säännöllinen pesu pitää laitteiston hygieenisenä ja varmistaa juomien laadun koko tapahtuman ajan.

Mitä lupia festivaalibaarin hanajärjestelmä vaatii?

Festivaalibaarin hanajärjestelmä vaatii ensisijaisesti anniskeluluvan, jonka myöntää Valvira tai aluehallintovirasto. Lupa tarvitaan aina, kun alkoholia myydään yleisötapahtumassa. Hanajärjestelmä itsessään ei vaadi erillistä lupaa, mutta sen käyttö on sidottu anniskeluluvan ehtoihin ja elintarviketurvallisuuden vaatimuksiin.

Lupakokonaisuus festivaalibaarin ympärille koostuu yleensä seuraavista:

1. Anniskelulupa: Haetaan Valviralta tai aluehallintovirastolta hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tilapäisen anniskeluluvan hakeminen kannattaa aloittaa vähintään kuukautta ennen festivaalia.
2. Elintarvikehuoneistoilmoitus: Festivaalibaari on elintarvikehuoneisto, josta tehdään ilmoitus paikalliselle elintarvikevalvontaviranomaiselle.
3. Järjestyksenvalvonta: Anniskelualueella on oltava riittävä järjestyksenvalvonta lupaehtojen mukaisesti.
4. Alueen omistajan lupa: Tapahtuma-alueen käyttöön tarvitaan maanomistajan tai kunnan lupa.

Lupien hakeminen on järjestäjän vastuulla, mutta hanajärjestelmän toimittaja voi auttaa teknisten vaatimusten selvittämisessä. Laitteiden tulee täyttää elintarvikekäyttöön hyväksyttyjen materiaalien vaatimukset, mikä on otettava huomioon laitteistoa valittaessa.

Kannattaako hanajärjestelmä ostaa vai vuokrata festivaalille?

Festivaalikäyttöön hanajärjestelmä kannattaa lähes aina vuokrata ostamisen sijaan. Vuokraus on kustannustehokas ratkaisu silloin, kun laitteistoa tarvitaan vain muutaman päivän ajan, eikä järjestäjällä ole tarvetta tai resursseja huolehtia laitteen säilytyksestä, huollosta ja kuljetuksesta tapahtumien välillä.

Ostaminen voi olla perusteltua, jos järjestät useita tapahtumia vuodessa tai sinulla on pysyvä anniskelupaikka festivaalikauden ulkopuolella. Yksittäiselle festivaalille tai satunnaiselle tapahtumajärjestäjälle vuokraus on selkeästi järkevämpi vaihtoehto useasta syystä:

• Et sido pääomaa laitteistoon, joka seisoo varastossa suurimman osan vuodesta.
• Vuokraan sisältyy yleensä kuljetus ja asennus, joten sinun ei tarvitse huolehtia logistiikasta.
• Laitteiston kunto on taattu, eikä sinulle tule yllättäviä huoltokuluja.
• Voit valita tapahtuman kokoon sopivan laitteiston ilman ylikapasiteettia.

Me Barfixillä tarjoamme festivaaleille ja muille tapahtumajärjestäjille avaimet käteen -vuokrauspaketteja, joissa koko hanajärjestelmä toimitetaan asennettuna paikan päälle. Valikoimastamme löytyy paketteja kahdesta neljään hanaan, ja toimimme koko Suomen alueella ilman kokorajoituksia. Pakettihinta kattaa laitteiston, kuljetuksen ja asennuksen useimmilla suurilla paikkakunnilla, kuten Helsingissä, Tampereella, Turussa, Oulussa ja Jyväskylässä. Muille alueille teemme tarjouksen erikseen. Jos haluat kuulla lisää sopivasta laitteistosta festivaalillesi, ota meihin yhteyttä puhelimitse numeroon 010 422 9980 tai sähköpostilla osoitteeseen sales@barfix.fi.